AVG

 

 

Privacybeleid stg. VAO Weert e.o.  / AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

 

Stichting Administratieve Ondersteuning Weert e.o. ( VAO) verwerkt persoonsgegevens. In dit privacybeleid maken wij duidelijk hoe wij als organisatie hier mee omgaan en hoe wij er voor zorgen dat gegevens veilig beheerd worden.

Van wie verwerkt / beheert VAO persoonsgegevens?

VAO beheert gegevens over cliënten en vrijwilligers:

Cliënten:

  • Naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Gegevens met betrekking tot de (financiële) situatie van cliënten

Vrijwilligers:

  • Naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Foto’s (van bv feestavonden)

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Binnen VAO is de secretaris verantwoordelijk voor correcte verwerking en beheer van alle persoonsgegevens op papier en digitaal. Met deze gegevens wordt door coördinatoren en vrijwilligers van VAO gewerkt.

 

Waarvoor verwerkt VAO persoonsgegevens?

Persoonsgegevens van cliënten zijn nodig om contact te kunnen maken, onderhouden en ter dossiervorming om continuïteit te kunnen garanderen naar cliënt toe bij het ondersteunen van cliënt bij problematieken waarvoor zij ondersteuning van VAO ingeschakeld hebben.

Persoonsgegevens van vrijwilligers zijn nodig om vrijwilligers te kunnen laten deelnemen aan de uitvoering van de taken die bij het vrijwilligerswerk van VAO horen. Verder heeft VAO de gegevens nodig voor de vrijwilligersverzekering, de betaling van de onkostendeclaraties en het kunnen informeren van vrijwilligers van de voor hen relevante zaken binnen VAO ( vrijwilligers-bijeenkomsten, trainingen, nieuwsbrieven, verjaardagskaarten, attenties etc.). Bij versturen van een nieuwsbrief worden alle e-mailadressen van vrijwilligers beschermd door het gebruik van de BCC functie. Gegevens worden verkregen door het zelf laten invullen van de vrijwilligersovereenkomst door vrijwilliger.

Hoe gaat VAO om met persoonsgegevens?

Cliënten

VAO ontvangt persoonsgegevens van verwijzende instanties of van cliënten zelf en administreert deze in een centrale database, alleen toegankelijk door secretaris en coördinatoren. Deze staat op een server die beveiligd is. Secretaris verleent coördinatoren hiertoe autorisatie. Papieren (persoons)gegevens worden door coördinatoren bewaard (bijvoorbeeld verwijzingen op papier van doorverwijzende instanties of aantekeningen) tijdens een traject en na afloop van het traject worden deze bij secretaris ingeleverd. Alle vrijwilligers van VAO tekenen een vrijwilligersovereenkomst waarin een geheimhoudingsclausule in opgenomen is ter waarborging van de privacy van cliënten en coördinatoren tekenen een Verwerkersovereenkomst Persoonsgegevens.

Vrijwilligers

VAO heeft vrijwilligersovereenkomsten die beheerd worden door secretaris in een ordner. Deze is alleen toegankelijk door secretaris en ordner is opgeborgen in een afgesloten kast. Alle andere digitale (persoons) gegevens van vrijwilligers administreert secretaris in een centrale database, alleen toegankelijk door secretaris en coördinatoren. Deze staat op een server die beveiligd is. Secretaris verleent coördinatoren hiertoe autorisatie. Verder bewaart secretaris foto’s van vrijwilligers-bijeenkomsten, feestavonden, trainingen of andere zaken waarbij vrijwilligers van VAO aanwezig zijn (geweest). Gebruik van foto’s van vrijwilligers door VAO gebeurt nooit voor er toestemming is gevraagd aan de vrijwilligers en is puur voor gebruik in bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Niet voor extern gebruik.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Cliënten

Na afloop van een traject worden gegevens die op papier verzameld zijn door coördinatoren bij secretaris ingeleverd. Deze gegevens worden door secretaris één jaar bewaard, voor cliënten die binnen één jaar nogmaals aangemeld worden danwel zichzelf binnen een jaar aanmelden met een hulpvraag. Een traject dient dan niet geheel opnieuw opgestart te worden, maar kan heropend worden. Alle digitale (persoons) gegevens worden na afloop van traject door hoofdcoördinator nagelopen en belangrijke zaken worden geprint en ingeleverd bij secretaris voor het papieren archief. Secretaris plaatst digitale map cliënt in digitaal archief. Na één jaar worden alle papieren van een cliënt in papieren archief in beheer van secretaris vernietigd door secretaris. Alle digitale gegevens van een cliënt worden ook na één jaar van de server verwijderd door secretaris.

Vrijwilligers

Wanneer een vrijwilligersovereenkomst beëindigt wordt, bewaart secretaris persoonsgegevens op papier van vrijwilliger nog gedurende één jaar voor het eventueel nog contact op kunnen nemen wanneer vragen ontstaan van de door vrijwilliger uitgevoerde werkzaamheden. Hierna worden alle gegevens vernietigd. Alle digitale persoonsgegevens worden direct door secretaris in het centrale systeem gewist, nadat eventuele belangrijke aantekeningen overgenomen zijn in papieren archief.

Doorgeven persoonsgegevens

Cliënten

In sommige gevallen dient VAO een cliënt door te verwijzen naar een andere instantie. Voordat dit door (alleen een) coördinator gedaan wordt, wordt nadrukkelijk toestemming gevraagd aan cliënt. VAO deelt alleen gegevens met samenwerkende instanties die een Verwerksovereenkomst Persoonsgegevens van VAO getekend hebben. Verder worden er GEEN persoonsgegevens doorgegeven aan andere instanties, of gebruikt voor andere doeleinden binnen VAO dan waarvoor cliënt aangemeld is bij VAO.

Vrijwilligers

Er worden GEEN persoonsgegevens van vrijwilligers doorgegeven aan andere instanties of externe partijen. Verwijzende instanties kunnen alleen in contact komen per telefoon of per e-mail met coördinatoren, niet met vrijwilligers. In e-mailcontact met verwijzende instanties wordt alleen gesproken over vrijwilligers met gebruik het woord ‘vrijwilliger’. In zeer uitzonderlijke situaties en met toestemming van coördinator, danwel bestuur, mag een instantie op hun verzoek contact opnemen met vrijwilliger, waartoe secretaris dan gegevens verstrekt met nadrukkelijke toestemming van vrijwilliger. Bij huisbezoeken worden vrijwilligers alleen met de voornaam benoemd, er worden verder geen gegevens verstrekt, tenzij een vrijwilliger een apart e-mailadres heeft aangemaakt waarin achternaam of overige gegevens niet te herleiden zijn. Telefonisch contact tussen cliënten en VAO verloopt via coördinatoren of secretaris en cliënt, niet  via privé-telefoon vrijwilligers. Bellen van vrijwilliger naar cliënt met een afgeschermd nummer is toegestaan, dit geschiedt wel op eigen risico daar VAO de mogelijkheid biedt om de privacy van vrijwilligers op andere wijze te waarborgen.

Waar kan men terecht met vragen of klachten?

Voor vragen of klachten, inzage of wijziging over/van de verwerking van persoonsgegevens kan men terecht bij de secretaris van VAO. Hier kan men desgewenst ook gegevens inzien en laten wijzigen/verwijderen. Dit kan telefonisch: 06 – 22 78 74 18 of per e-mail: info@vaoweert.nl .

Datalek

Mocht er onverhoopt een datalek ontstaan is VAO verplicht dit binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Alle verwerkers van persoonsgegevens zijn ervan op de hoogte dat een datalekmelding binnen 24 uur gemeld dient te worden bij de secretaris, die vervolgens de nodige voorgeschreven stappen zal ondernemen. Er is een apart Datalek protocol voorhanden.

Wijzigingen in het privacybeleid

VAO behoudt zich het recht voor het privacybeleid aan te passen en is door ontwikkelingen van het rijk altijd aan verandering onderhevig. De meest recente versie van het privacy beleid is op te vragen bij de secretaris van VAO: info@vaoaweert.nl . Het hebben van een privacybeleid zal op de website van VAO gepubliceerd worden ( www.vaoweert.nl)